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很快，梁凯文把需要用的道具和设备的清单给苏明阳传真过来，并确定了剧组的行程，剧组将在一周后抵达辉河。而梁凯文道具清单中，要的火车头是越老越好，车皮也是越老越好。现在去找抗美援朝时代的火车头和车皮那不现实，但是，那个年代的运用火车头辉河机务的老旧库存应该还有，不过，那个年代的车皮已经淘汰多少年了，肯定是找不到了。
分局已经给相关单位下发了通知，苏明阳做为剧组的接待和联络的负责人，有权直接和相关单位的站段长、党委书记对话联系，对剧组所需事项各单位必须全力配合。
苏明阳首先和辉河机务段长王国生进行了联系，请他们提供一辆老式蒸汽机车并配齐乘务组人员。
王国生一听到这个要求，便诉苦说：“我说苏老弟，我们段现在就连调车机都更换为建设型的机车了，还上哪给你找那种老式的能运用的机车啊？”
苏明阳笑着说：“王段长，我上次去你们机务采访的时候，在备用线上可是看到一台上游型的机车，我询问了一下情况，当时陪同我的宣传助理张家良可是说了，这台机车检修整备一下还是能用的，实在找不到更老的把这台检修一下就行。”
王国生说：“老弟，你要是用那台机车没问题，我马上安排下面进行检修整备，解放前的老火车头我可是无能为力。”苏明阳笑着说：“好的，王段长，但这台机车检修整备的时候外皮千万别重新喷漆，外表越旧越好。”
王国生说：“好的，苏老弟，准备什么时候用？”
苏明阳说：“剧组下周四到，周五开始拍摄，你们下周五之前弄好就行。”王国生说：“好的，苏老弟，没问题。”接下来苏明阳又给车辆段的李亚民段长打电话，联络车辆的事宜，抗美援朝时期的老式车皮现在肯定是找不到了，苏明阳要求车辆段提供一些c1和c13型号的老旧30吨的敞车，n1型号的老旧30吨平车以及30吨的棚车。
车辆段的段修线里还停留了一些这样的老旧淘汰车，李亚民十分爽快的答应了苏明阳的要求，并承诺立即组织人员对这些老旧的淘汰车进行检修，及时给剧组提供这些车辆。
苏明阳又和辉河车站、车务段以及分局调度所打了招呼，各单位都表示按照剧组的要求全力配合。
梁凯文的剧组到达辉河的前一天，苏明阳带着联络组的人员提前一步赶到的辉河，剧组住的宾馆已经事先联系好了，苏明阳主要是前来查看机务段的火车头和车辆段的老旧车辆检修和整备情况，得确保剧组来了之后就是使用，不然就耽误了剧组拍摄的进度。
苏明阳一行人首先来到了辉河机务段，段党委副书记李建华陪同他们一起到检修车间查看这台上游型机车的检修和整备情况。来到检修库外面的停留线处，这台外表破旧的老式小火车头正静静的停在停留线上。
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